05 enero 2013

Gestión de teatros. El día a día.




El merito es suyo. Yo tan sólo pongo aquí el buen saber hacer de Trini cuyas opiniones comparto al 2013%.


Autora: Trini

LA TAQUILLA

El trabajo de promoción y marketing no termina hasta que el espectador sale del teatro después de ver la función. El grado de satisfacción de dicha experiencia depende tanto del espectáculo como de la gestión de sala y taquilla. Como ya hemos visto en la sección de promociones, la taquilla es el punto clave para establecer contacto directo con el público y responder a sus preguntas con relación al espectáculo. Del mismo modo, la taquilla puede funcionar a la inversa. El teatro o la compañía también van a necesitar comunicarse con el público y averiguar cuáles son sus preferencias, satisfacciones e insatisfacciones acerca de nuestro servicio.

El personal de taquilla a de tener el suficiente tacto como para saber en todo momento con quien se está hablando. No es lo mismo responder a las preguntas de un pensionista que ya conoce bien la sala, que a una persona joven que va al teatro por primera vez. La taquilla, es sin duda, una parte importante de la cara de nuestra compañía o teatro. Así pues, nos vamos a encontrar con que posibles patrocinadores o medios de comunicación se van a relacionar en algún momento adecuado. Ante todo evita por todos los medios, personal de taquilla desinformado y desagradable. A nadie nos gusta que nos traten mal y menos todavía cuando vamos al teatro.

Existen numerosas posibilidades, utilizar la taquilla para la obtención de datos que nos ayuden a mejorar nuestra gestión. Con la formación adecuada, el personal de taquilla ha de ser capaz de comunicar el espíritu del teatro o la compañía, así como de recibir las inquietudes del público y transmitirlas al equipo de gestión del teatro. Especialmente, en el caso de trabajar con un sistema de venta anticipada, podemos llevar a cabo útiles y económicos estudios de audiencia. Otra labor que puede cumplir la taquilla y que generalmente está desaprovechada, es la de servir de centro de información para nuestros próximos proyectos. He aquí un resumen de algunos de los aspectos que podemos explorar a través de un sistema estratégico de taquilla:

-Ampliar y mejorar nuestra base de datos y clasificar a nuestros clientes.

-Evaluar nuestros medios de promoción.

-Recibir sugerencias.

-Informar sobre nuestros futuros proyectos y crear expectación en nuestra sala y vestíbulo.

AMPLIAR NUESTRA BASE DE DATOS

A través de un cupón de suscripción gratuita, podemos ofrecer a los espectadores información periódica sobre nuestro teatro o compañía. En este cupón, preguntaremos por dirección, edad, profesión y preferencias culturales. Con la información obtenida, pasaremos a catalogar nuestra clientela y así tomar decisiones de programación en el futuro. El código postal nos puede indicar si una mayoría de los espectadores viven cerca o lejos del teatro. Esto nos llevará a considerar aspectos de acceso al teatro, si hacen uso del transporte público o no, es algo a tener en cuenta en horarios de programación. Si por el contrario utilizan el coche, hemos de pensar en aparcamientos cercanos. El saber cuales son las necesidades de tus usuarios también te permitirá ofrecer ciertos servicios que fomenten la venta de entradas. Quizá te interese contemplar la posibilidad de ofrecer servicios de guardería en determinadas fechas y horarios, para facilitar la asistencia al teatro de madres y padres con niños pequeños. Las matines en sábados o domingos, son una oportunidad para esta oferta.

EVALUAR NUESTROS MEDIOS DE PROMOCIÓN

En el momento que el espectador se acerca a nosotros, es una estupenda oportunidad para peguntarle cómo se ha enterado de nuestra programación. Lo mejor es preparar una hoja general con todos los medios, utilizados, donde la persona de taquilla sólo tiene que hacer una señal. Esta es una información tremendamente útil, sobre todo teniendo en cuenta que nuestros recursos son limitados y queremos saber si nuestro gasto en publicidad ha tenido efecto.

RECIBIR SUGERENCIAS

Algunos teatros disponen de un buzón de quejas y sugerencias para el público. Esta es una forma de permitir a los espectadores expresar libremente su opinión, tanto en relación al programa artístico, como a los servicios de cafetería, venta de entradas, o comodidad del teatro. Es recomendable responder por escrito a dichos comentarios, para ello debes diseñar una sencilla tarjeta que permita al espectador poner su dirección, si así lo desea. Esta información no ha de pasar inadvertida, si la persona se ha tomado la molestia de escribirnos, es una indicación de su interés por la mejora de nuestra compañía o teatro. Responde a las quejas.

SALA Y VESTÍBULO-COMUNICACIÓN

Las impresiones que el público reciba al entrar en el teatro, van a depender tanto del departamento de marketing como del equipo de sala. Los teatros profesionales cuentan con el jefe de sala cuya principal responsabilidad es velar por seguridad, así como la comodidad del espectador. El jefe de sala se ocupará de comprobar que todos los accesos al teatro cumplen las normas de seguridad y prevención de accidentes. Antes de cada función, es recomendable inspeccionar las salidas de emergencia y la situación de extintores y mangueras. Como jefe de sala debes asegurarte de que acomodadores y porteros conocen perfectamente su labor desde el primer momento, como la duración de la obra y de los intermedios. Ante la duda, repasa con ellos todos los pasos a seguir para mejorar la asistencia al público, asegúrate de que conocen perfectamente su labor desde el primer momento, como la duración de la obra y de los intermedios. Ante la duda, repasa con ellos todos los pasos a seguir para mejorar la asistencia al público, asegúrate de que conocen perfectamente el orden de las butacas. Si estas no están numeradas, es igualmente útil que los acomodadores se ocupen de rellenar espacios que puedan quedar vacíos, indicándoselos al público.

Es importante que el público reciba un trato agradable por parte de todo el personal del teatro, al fin y al cabo todos queremos que vuelva. Dependiendo de la estructura de cada vestíbulo, los porteros comprobarán y cortarán las entradas amablemente. Si no dispones de uniformes para porteros y acomodadores, procura que por lo menos lleven ropa similar. Es habitual que vayan de negro y lleven un distintivo con el nombre de la compañía o el teatro. De esta forma consigues darle un carácter profesional a tu lugar de actuación, al mismo tiempo que el público puede identificar al personal fácilmente. Durante la representación, es importante que al menos dos acomodadores se queden en el auditorio para detectar problemas.

El jefe de sala es la persona responsable de decidir el comienzo del espectáculo, en coordinación con el regidor que está en el escenario. La intención de ambos es comenzar la función lo más puntualmente posible. Antes de comenzar el espectáculo, el jefe de sala consultará con la taquilla para comprobar qué filas están vendidas, saber si han llegado todos los espectadores, sobre todo si se trata de grupos que ocupan filas enteras. Tanto en las entradas, como en los folletos de información, ha de quedar claro que no se admite la entrada al teatro, una vez comenzada la función. En algunos casos, esto no es posible hasta después del intermedio, en otros al final del primer actor. Por norma general, consulta con la compañía. De todos modos, aunque el espectador llegue tarde, evita las malas caras, ya que la persona puede haber sufrido un desagradable altercado, obligándole a llegar tarde. Como acomodadores no vamos a juzgar a nadie, con amabilidad le indicaremos el sitio desde donde puede esperar hasta la primera oportunidad para entrar al auditorio. Si el teatro lo permite, puedes sentar a esta persona o personas arriba en el anfiteatro, de forma provisional.

En nuestro intento de ofrecer una experiencia completa, el vestíbulo del teatro es un importante punto de encuentro. Si abrimos las puertas con suficiente antelación, es un lugar donde el público puede tomar un refresco, ver una exposición, o comprar recuerdos en nuestra tienda. Es fácil crear un ambiente agradable con música en vivo o grabada, siempre que ésta tenga algún tipo de relación con el espectáculo. No todos los teatros disponen de bar, pero no es tan difícil hacerlo posible. Averigua primero cuáles son las implicaciones en cuestión de permisos para vender bebidas alcohólicas. Puedes instalar un bar provisional, vendiendo simplemente un tipo o dos de bebidas. Para evitar aglomeraciones durante el intermedio, es aconsejable un sistema de pago previo, tanto al comprar las entradas, como a la entrada al teatro. Otra posibilidad, es vender un tipo de aperitivo relacionado con la obra. Esto será lago sencillo de preparar, así como de vender, pero que puede estimular enormemente el evento.

El vestíbulo asimismo, puede acoger una exposición sobre la compañía con fotos de los actores, actrices y otros aspectos de interés, como críticas o entrevistas. Algunas compañías colocan expositores con objetos relacionados con la obra, para así favorecer el disfrute y compresión de la misma. Este montaje puede ser idea del departamento de marketing, pero algunas veces, el propio escenógrafo estará encantado en colaborar, no sólo con ideas, sino con objetos. Si van a salir de gira, puede ser algo que montas y desmontas en cada plaza. Recuerda que la iluminación de esta exposición, también es importante. Todos estos elementos pueden hacer que el público se sienta especialmente satisfecho con la salida al teatro y volver a nuestra próxima producción. Sin lugar a dudas, esta es nuestra mejor y más rentable inversión en promoción pues, el boca a boca positivo, es la herramienta más eficaz de publicidad. Aprovecha el vestíbulo para anunciar tus próximos proyectos y crear expectación.


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